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Buchmesse-Vorbereitung für Erstaussteller 

 15. Februar 2023

Hast Du schon einmal selbst auf einer Messe ausgestellt? Für mich ist die LibeRatisbona am 25. Februar 2023 das erste Mal, wo ich mich eigenständig um einen Messestand kümmern muss.

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Bisher war ich 2017 Besucherin der Leipziger Buchmesse und 2019 Teilnehmerin auf der Minimesse in Mainz als Autorin am Stand meines Verlags und für eine Lesung. Das war nichts im Vergleich zu dem, was mich dieses Mal an Buchmesse-Vorbereitung erwartete.

Erst mal anmelden

Zunächst fängt alles ganz einfach an: Ausstellerformular ausfüllen und abschicken.

Aber halt: Das ist mehr, als mein Budget im Moment zulässt! Und wer passt auf den Stand auf, wenn ich mal für kleine Autorinnen muss?

Also geht die Suche im Kollegenkreis los, ob jemand Lust hat mitzukommen und sich Fahrt- und Messekosten zu teilen? Eine Kollegin hat Lust, und so melden wir uns zu zweit für einen mittleren Stand mit 160 x 80 cm an.

Jetzt braucht es nur noch ein paar Bücher und dann war’s das, oder?

Bücher organisieren

Ich weiß nicht, wie dick Deine Bücher sind, aber bei meinen (ca. 500 Seiten) gehen Eigenexemplare richtig ins Geld. Da müsste ich schon für sämtliche Messen der nächsten zehn Jahre bestellen, damit ein Einzelexemplar erschwinglich wird. Wegen der aktuellen Papier- und Druckverzögerungslage bestelle ich die Bücher einige Monate vor der Messe, um sicherzugehen, dass sie auch wirklich rechtzeitig ankommen.

Kosten für Bücher

Deshalb und wegen der Vorahnung, dass ich sowieso nicht so viele Bücher verkaufen werde, bestelle ich nur eine begrenzte Menge, komme aber trotzdem locker auf einen Betrag, der die Kosten für den Messetisch wie Taschengeld aussehen lässt.

Welche Bücher soll ich mitnehmen?

Lange habe ich überlegt, ob ich auch mein Sachbuch Autor werden in vier Schritten mitnehmen werde, aber die letzte Ausgabe stammt aus dem Jahr 2020. In der Zwischenzeit haben sich einige Links geändert, und ich habe als Autorin und Self-Publisher eine ganze Menge neu dazugelernt, was in das Buch unbedingt hineinsollte. Also: Das Autorenbüchlein bleibt zuhause. Der Stand wird rein mittelalterlich. Macht es mit der passenden Dekoration – mehr dazu weiter unten – auch einfacher und einheitlicher.

Wie viele Bücher kommen mit?

Neun Bücher, darunter ein Hardcover, habe ich bestellt, somit komme ich für meine Trilogie auf zehn Taschenbücher für Band 1, fünf für Band 2 und zwei für den dritten Band sowie jeweils eine gebundene Ausgabe als Ansichtsexemplar – sagte ich schon, dass ich sehr konservativ bestellt habe? Von Band 2 habe ich noch drei gebundene Ausgaben, die ich zum Verkauf mitnehmen werde.

Dazu nehme ich noch 20 exklusive gedruckte Exemplare der Vorgeschichte mit, die es in dieser Form nirgendwo zu kaufen gibt und die es kostenlos beim Kauf eines der Trilogie-Bücher dazugibt.

Warum so wenige Bücher?

Erstens, weil meine Erfahrung mit Lesungen und Buchläden vor Ort zeigt, dass die Bayern sich nicht für meine Bücher interessieren – bitte gerne widersprechen!

Zweitens, weil der allgemeine Tenor der Schreibenden in meinem Umfeld war, dass man auf Messen ohnehin nicht so viel verkauft.

Drittens, weil es eine sehr gemischte Buchmesse ist, die zu zwei Dritteln aus Fantasy, gefolgt von Romance besteht. Bei einer Messe rein für historische Romane – oh ja, das wäre was! – würde ich schon ein paar Bücher mehr einpacken.

Stand organisieren

Hatten wir das nicht schon? Jein. Den reinen Tisch schon, aber es braucht ja auch etwas, das Besucher anzieht, das sie kaufen und/oder sich mitnehmen können, falls sie mehr Informationen haben wollen.

Wie stelle ich die Bücher auf?

Gestapelt und in ordentlichen Reihen, aufgefächert oder schräg nebeneinander in aufrechter Position; Ansichtsexemplar oben drauf stehend, davor angelehnt, in einem Ständer oder einfach flach ausgelegt – wie auch immer. Hauptsache, es sieht übersichtlich und ansprechend aus.

Am gebräuchlichsten ist es meiner Meinung nach, hinten einige Taschenbücher zu stapeln und davor auf einem Ständer ein Ansichtsexemplar anzubieten. Daran werde ich mich wahrscheinlich halten. Mit drei Büchern, die gedruckt vorliegen, wird der Platz auf dem halben Tisch noch nicht so eng, dass ich mir allzu viele Gedanken machen muss, ob auch wirklich alles gut draufpasst.

Da meine Bücher keine Preisauszeichnung am Strichcode haben, befestige ich die Preise am jeweiligen Buchständer. Alternativ könnte man eine Papierzunge mit Preis aus dem Buchstapel heraushängen lassen oder einen kleinen Aufsteller mit den Preisen auf dem Tisch platzieren.

Nachtrag 30. Mai 2024 (Kommentarergänzung): Eine zu den Büchern passende Tischdecke sieht immer schön aus und hilft auch, Kartons, Rucksack und ähnliches unter dem Tisch zu verbergen.

Brauche ich Licht?

Das hängt vom Ausstellungsraum, von der Messe und Deinem Genre ab. Bei einem relativ dunklen Raum, wenig Fenstern und dunklen Gewitterwolken draußen würde ich als Autorin von Horrorromanen vielleicht schon auf gruselige Beleuchtung achten. Andererseits können ein Stromanschluss und der Verbrauch extra kosten und müssen womöglich vorher angemeldet werden.

Da der Raum auf der Website einigermaßen hell aussah und über einiges an Beleuchtung verfügte, habe ich mich entschlossen, auf zusätzliches Licht am Stand zu verzichten. Ansonsten hätte ich mir eine LED-Echtwachskerze mit Batterieversorgung geholt, die einigermaßen zu der mittelalterlich angehauchten Dekoration meines Standes gepasst hätte.

Sieht man den Stand überhaupt?

Hier ist es wichtig zu wissen, wo der Stand im Raum steht, ob eine Wand dahinter ist und wie man durch interessante Dekoration zusätzlich das Interesse Vorbeilaufender wecken kann.

Natürlich kann man sich Plakate in allen erdenklichen Versionen drucken lassen, die es auch mit integriertem Ständer gibt, sogenannte Roll Ups, aber das war mir zu teuer. Stattdessen habe ich mir eine Fahne für Auslegerstangen machen lassen, die ich auf einen Leinwandständer aufziehen kann, der in einer handlichen Falttasche wunderbar zum Mitnehmen geeignet ist. Da der Ständer auf über 2 m Höhe ausgefahren werden kann, bin ich sicher, dass man meine Fahne auch in einem vollen Raum nicht übersehen kann.

Daneben gibt es schließlich noch mein eigens gedrucktes Messe-T-Shirt. Ich bin zwar keine 2 m groß, aber der Spruch auf der Vorderseite und der QR-Code und die Website-Adresse auf der Rückseite werden hoffentlich zusätzlich den ein oder anderen an den Stand locken.

Dekoration und Mitgebsel

Denkst Du jetzt auch automatisch an die berühmt-berüchtigten Gummibärchentüten und Logostofftaschen, die wahrscheinlich an allen Messeständen der Welt verteilt werden? Nett, aber gerade wenn Dein Messebudget begrenzt ist, solltest Du Dein Geld vor allem in mitnehmbares Infomaterial über Dich und Deine Bücher stecken.

First things first

Was könnte bei einer Buchmesse näherliegen, als kostenlos Lesezeichen zu verteilen! Da ich davon noch einen ganzen Stapel zuhause hatte, habe ich mir zusätzlich noch neue Visitenkarten und einen Flyer für meine Trilogie entworfen, die ich zusammen mit den Lesezeichen zum Mitnehmen direkt vorne am Stand auslegen werde. Darauf finden Interessierte meinen Namen, die Titel meiner Bücher, kurze Inhaltsangaben, meine Website(s) und einen QR-Code für meine Mittelalterseite birgitconstant.de.

Für Neugierige und Durchläufer

Nicht jeder will meine Bücher kaufen, aber sicher gibt es einige Neugierige, die von Details an einen Stand gelockt werden, auch wenn die ausgestellten Buchcover sie nicht auf den ersten Blick ansprechen. Ich bringe daher einige Fähnchen der an der Handlung meiner Bücher beteiligten Nationen, eine Holztruhe, einen Löffel und ein Miniaturschwert mit – genügend Anknüpfungspunkte, um ein kleines Gespräch zu führen und mehr über diese Objekte und die Welt hinter ihnen und meinen Geschichten zu erläutern.

Wer hat Lust zu spielen? Oder was zu gewinnen? Oder beides?

Sicher zieht eine Verlosung noch einmal zusätzlich Leute an Deinen Stand, aber auch hier stellt sich wieder die Frage nach Aufwand und Nutzen – und nicht zuletzt dem Platz auf Deinem Stand und der Praktikabilität: Gibt es Direktgewinne und/oder Trostpreise? Wann wird der Hauptpreis verlost und wie informiert man den Gewinner?

Wie es der Teufel so will, kam mein Messe-T-Shirt zunächst ohne Druck auf dem Rücken an, so dass ich einen Ersatz bestellen musste, auf dem nun beide Seiten bedruckt waren. Da ich keine zwei T-Shirts brauche, werde ich das einseitig bedruckte T-Shirt anlässlich der Messe verlosen. Unter welchen Bedingungen und wie das Ganze ablaufen soll, muss ich mir allerdings noch überlegen. 

Und was ist jetzt mit den Gummibärchentüten?

Meine Kollegin und ich haben lange überlegt, ob und was wir hinstellen sollen, sind allerdings zu dem Schluss gekommen, dass a) die Leute wegen unserer Bücher an den Stand kommen sollen, und b) die Ausgaben für die Messe ohnehin schon hoch genug sind, als dass wir uns noch Gedanken über kurzlebige Streuartikel machen sollten.

Entscheide selbst! Vielleicht gibt es etwas, das sich im Zusammenhang mit Deiner Marke und Deinen Büchern anbietet. Es müssen ja nicht Gummibärchen oder überhaupt Süßigkeiten bzw. salzige Knabbereien sein. Ich. habe beispielsweise ein paar tätowierte Löffel vorbereitet, die ich dezent und exklusiv verteilen kann. 

Organisatorisches

Von A nach B

Ein ganzer Haufen Messeausstattung liegt nun vor mir. Bleibt die große Frage: Wie um Himmels willen bringen wir das ganze Zeugs in den Ausstellungssaal?

Optimalerweise gibt es eine Anlieferungsmöglichkeit direkt am Gebäude, bevor die eigentliche Messe anfängt, so dass man noch genug Zeit zum Ausladen, Aufbauen, Kaffeetrinken und Aufsklogehen hat, damit man dann die Messebesucher entspannt und gut gelaunt empfangen kann.

Unser Ausstellungsraum liegt ebenerdig, und es gibt buchbare Zeitspannen, in denen man mit dem Auto direkt vor die Messehalle fahren kann. Alternativ gibt es ein Parkhaus ganz in der Nähe.

Da wir nicht so arg viel zu schleppen haben, überlegen wir uns, das Auto im Parkhaus zu lassen und unsere paar Kartons mit der Sackkarre oder in einer Tragetasche zur Messe zu bringen. So ersparen wir uns auch das abendliche Gedränge und Gerangel, wenn auf einen Schlag alle mit ihren Autos kommen und diese wieder beladen wollen.

Hilfe – jemand kauft mein Buch!

Das ist löblich und wünschenswert, aber kaum jemand wird den passenden Geldbetrag mitgebracht haben. Ein anderer möchte vielleicht eine Quittung über den Kauf. Und nicht zu vergessen gelten Buchverkäufe als Einkommen und müssen daher in Deine Buchhaltung einfließen. Ergo brauchen wir neben all den schönen Dingen auch noch rein praktische, nämlich:

  • einen Geldbeutel mit Wechselgeld und/oder
  • Nachtrag 30. Mai 2024 (Kommentarergänzung): ein Kartenlesegerät zur bargeldlosen Zahlung – diese lohnen sich vor allem, wenn man regelmäßig auf Buchmessen ausstellt und mit einem gewissen Maß an Buchverkäufen rechnen kann. Unbedingt die Konditionen (monatliche Gebühr, Prozentsatz pro Verkauf, etc.) vergleichen!
  • einen Quittungsblock und gegebenenfalls zusätzlich eine Liste, in der die verkauften Exemplare und der Preis aufgeführt sind (falls die Quittung außer Deinem Namen und Deiner Adresse (der Stempel, der normalerweise auf geschäftlichen Quittungen vorhanden ist) Titel und Preis des jeweiligen Buches enthalten, kannst Du statt der zusätzlichen Liste auch die Quittungsdurchschläge für die Buchhaltung nutzen)
  • Stifte – nicht, dass der Stift genau dann aufhört zu schreiben, wenn jemand den Klassensatz meines Buches bestellen will!

Übrigens: Nicht vergessen, ein wenig Geld extra einzustecken, damit Du gegebenenfalls selbst auch Bücher kaufen kannst!

Checkliste Buchmesse für Neuaussteller

Puh, wie Du gesehen hast, war das eine Menge Arbeit oder wir haben uns auch einfach zu viele Gedanken gemacht. Hier sind noch einmal die wichtigsten Punkte ganz kompakt:

  • Anmelden: passende Tischgröße wählen, eventuell Mitaussteller suchen
  • Büchervorrat: nur aktuell im Buchhandel verfügbare Exemplare, gegebenenfalls verschiedene Formate (Taschenbuch, Hardcover, Sammelband/Schuber, etc.) bestellen, Menge an voraussichtliche Verkäufe, Tischgröße und Stauraum anpassen
  • Präsentation: Tischdecke, Buchständer, Preisauszeichnung, Licht, Dekoration, Infomaterial (Lesezeichen, Postkarten, Flyer, Visitenkarten, etc.), Plakate, Aufsteller, Kleidung, Leinwand, Streuartikel
  • Anlieferung planen
  • Verwaltungskram: Wechselgeld/Kartenlesegerät, Quittungsblock/Liste verkaufter Bücher, Stifte

Nicht erwähnt habe ich die noch zwei wichtige Punkte: Futter und Vernetzung. Mit in die Tasche kommen also auf alle Fälle ausreichend Wasser für den Tag und dazu kleinere Dinge, die man schnell und ohne Mund und Hände vollzusauen essen kann. Außerdem haben wir längst begonnen, unserem gesamten Umfeld online und offline von der Messe zu erzählen, und freuen uns auf Treffen mit alten Bekannten und neuen Leuten. Denn das ist bei Buchmessen mindestens genauso wichtig wie das Verkaufen von Büchern, oder?

Ergänzungen?

Wie waren Deine Erfahrungen auf deiner ersten Messe als Aussteller? Hast Du noch Fragen? Habe ich etwas Wichtiges vergessen? Schreib es in die Kommentare!


Dr. Birgit Constant


Birgit Constant ist promovierte Mediävistin, hat elf Sprachen gelernt und sich in Übersetzung, IT und PR herumgetrieben, bevor sie in der Buchwelt landete.

Sie schreibt historische Romane für Sprachbegeisterte, die geschichtlich und sprachlich ins Mittelalter eintauchen wollen, und hat einen Ratgeber für Nachwuchsautoren veröffentlicht, die mit deutscher Bürokratie und Buchmarketing kämpfen.

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  1. Hallo Claudia – als Ergänzung würde ich noch ein Kartenlesegerät empfehlen. Ich nutze Sum-Up. Das hat mich 30€ in der Anschaffung gekostet. Keine Monatlichen Gebühren, nur einen Prozentualen Anteil (ich glaube 3-4%) der Einnahme. Das Geld wird dann auf dein Konto überwiesen und du kannst dem Kunden eine Quittung als E-Mail oder SMS anbieten. Das ganze wird über eine Handy-App angesteuert. So habe ich schon manchen verkauf getätigt, den ich sonst nicht getan hätte.

    LG Karsten

    1. Danke für den Tipp, Karsten. Eine bargeldlose Zahlungsmöglichkeit anzubieten, ist in der Tat eine gute Idee für Schreibende, die regelmäßig auf Buchmessen ausstellen und mit einem gewissen Maß an Buchverkäufen rechnen können. Auf alle Fälle sollte man sich vorher umhören, was für Möglichkeiten es da gibt und wie teuer die sind. Je nachdem kann man dann entscheiden, ob sich der Einstieg in so ein System bereits ab der ersten Buchmesse lohnt oder ob es noch ein bisschen Zeit hat, bis man verlässlich mit einem Plus aus einer Buchmesseausstellung herausgeht.

  2. Eine hübsche, eher dunkle, zu den Büchern passende Tischdecke hat man mir noch empfohlen. Den rest hast Du schon super abgedeckt.
    Das mit dem Quittungsblock … ich musste noch nie dem FA nachweisen, daß ich _Einnahmen_ hatte. Die sind froh, wenn ich überhaupt welche angebe. 🙂
    Ich werde nach der Fahne Ausschau halten. Ach ja, und Deine Tischnummer hab ich ja eh.

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